پنجشنبه 2 بهمن 1399
Info-bus.tabriz.ir
آدرس: ایران -تبریز- میدان پنجم مرداد اداره مرکزی شرکت واحد اتوبوسرانی تبریز و حومه
تاریخ : چهارشنبه 17 دي 1399
کد 2976

مطلب مدیریتی

مدیریت زمان در محیط کار

شناخت عوامل اتلاف زمان: بسياري از افراد هنگام تكميل برنامه زمانی خود با مشاهده اوقاتي كه طي روز تلف مي كنند شگفت زده مي شوند. افرادي كه مايل به صحبت كردن با آنها نيستيم مدام تماس تلفني مي گيرند، همكاران دائماً براي صحبتهاي خودماني به سراغمان مي آيند . كاغذهاي مختلف گم مي شود، جلسات بيش از حد انتظار طولاني مي شود. به نظر مي رسد روزهاي ما با عوامل اتلاف كننده زمان، اشباع شده و فعاليتهاي كم اهميت، ما را از اجراي كارهاي مهم باز مي دارد .
 مراحل چهار گانه زيرجهت مشخص کردن اهداف:
مرحله اول : مشخص كنيد كه دقيقاً چه مي خواهيد . به تنهايي يا با رئيستان بنشينيد و آنقدر در مورد هدفها و برنامه هايتان بحث كنيد تا كاملاً برايتان روشن شود كه شركت از شما چه انتظاري دارد .
مرحله دوم : اهداف خود را روي كاغذ بياوريد، هدفي كه روي كاغذ نيامده فقط يك آرزو و روياست .
مرحله سوم : براي هدف خود مهلت تعيين كنيد هدفي كه فاقد آغاز و پايان واقعي باشد شروع نمي شود و اگر شروع شود هرگز به پايان نخواهد رسيد .
مرحله چهارم : فهرستي از تمام كارهايي كه بايد براي رسيدن به هدف انجام دهيد تهيه كنيد اين فهرست به شما تصوير قابل مشاهده اي از راهي كه بايد در آن قدم برداريد را ارائه مي دهد .
برنامه ريزي:
"اشخاصي كه هرگز وقت ندارند همانهايي هستند كه كمتر كار مي كنند" شوپنهاور
برنامه ما براي رسيدن به هدف بايستي بلند مدت باشد اما اين برنامه بلند مدت بايستي به برنامه هاي ساليانه، ماهيانه و نهايتاً روزانه تقسيم شود . مهمترين بخش آن، برنامه روزانه است زيرا اگر هر روز برنامه مناسب ريخته و اجرا شود برنامه هاي بعدي خود به خود اجرا مي شود . جهت برنامه ريزي مناسب روزانه موارد زير را در نظر بگيريد :
براي هر روز از قبل برنامه ريزي كنيد: 
   ((برنامه ريزي قبلي مناسب، مانع عملكرد ضعيف مي شود))
 اگر هميشه 10% از وقت هر پروژه را صرف برنامه ريزي كنيم، چندين برابر اين زمان در اجراي پروژه صرفه جويي كرده ايم.
ليست فعاليتهاي روزانه را اولويت بندي كنيد:
يكي از بهترين روشهاي اولويت بندي، علامت گذاري فعاليتها است به اين صورت كه فعاليتهاي با اولويت "الف" يعني فعالیتهاي بسيار مهم و فوري كه بايستي به سرعت و يا سر ساعت مشخصي و یا قبل از پایان آن روز انجام شوند. اولويت "ب" فعاليتهايي است كه بايستي در طي هفته یا ماه جاري انجام شوند. ساير فعاليتهاي با اولويت كمتر در رده "ج" قرارمي گيرند. در هر برنامه ريزي روزانه بايستي مجموع زمان در نظر گرفته شده براي فعاليتهاي "الف" حداكثر معادل 75% وقت مفيد  همانروز باشد تا در صورت هر گونه پيش آمد ناخواسته و ارجاع كار پيش بيني نشده امكان اتمام فعاليتهاي "الف" در همانروز وجود داشته باشد.
انتقال كارهاي نيمه تمام امروز به ليست كارهاي فردا : 
در صورتيكه بخشي از كارهاي امروز ( بخشي از بندهاي "ب" و "ج" ) باقي مانده است آنهارا در ليست روز بعد در نظر بگيريد .
اجراي برنامه:  يكي از بهترين راههاي انجام سريعتر كارها آن است كه قبل از شروع، تمام چيزهاي لازم را آماده كنيد و در دسترس بگذاريد. در ضمن هر چه محيط كار شما تميز تر و مرتب تر باشد كار كردن براي شما لذت بخش تر و شروع و ادامه كار برايتان راحت تر است وقتي همه چيز با نظم و ترتيب در برابر شما قرار گرفته باشد با ميل و رغبت بيشتري دست به كار مي زنيد.
همواره سعي كنيد اجراي برنامه، مطابق برنامه ريزي قبلي باشد و در صورت پيش آمدن كارهاي فوري و مهم ابتدا آنها را در برنامه، جايگزين فعاليتهاي رديف "ب" يا "ج" نموده و سپس اجرا نماييد .
كنترل نتايج : هر روز قبل از برنامه ريزي براي روز بعد، نتايج روز جاري را كنترل كنيد و نقاط ضعف و قوت برنامه خود را مشخص كنيد. ممكن است در بررسي نتايج متوجه شويد كه بايستي در نحوه برنامه ريزي تغييراتي ايجاد كنيد مثلا زمان اختصاصي براي برخي فعاليتها را كم يا زياد كنيد، يا حتي با بررسي هفتگي يا ماهيانه نتايج، ممكن است به اين نتيجه برسيد كه بايستي براي درصد كمتري از وقت خود برنامه ريزي كنيد.
افزايش راندمان كاري: با تغيير عادتهاي منجر به اتلاف وقت می توانید راندمان كاري خود را افزايش دهيد. بعد ازشناخت عوامل اتلاف وقت، لازم است كه توجه خود را به كنار گذاردن عادتهاي اتلاف وقت و جانشين ساختن عادتهاي صرفه جويي در وقت معطوف داريم.
( طرح و برنامه شرکت واحد اتوبوسرانی تبریز و حومه )